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Was ist {PRODUKT}?
{PRODUKT} ist das zentrale Arbeits-Dashboard der IT-Kommunal – ein Einstiegspunkt, der alle täglichen Werkzeuge zusammenführt: E-Mail, Kalender, Kontakte, TOW (Wissen & Projekte), Dateien, Chat und Git. Statt sich durch fünf verschiedene Fenster und Logins zu klicken, öffnen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter eine Oberfläche und sehen auf einen Blick, was heute wichtig ist.
Im Mittelpunkt steht der persönliche KI-Assistent: Er beantwortet Fragen, fasst den Posteingang zusammen, erstellt Termine, Tickets und Dokumente – mit Zugriff auf alle Systeme über die eigenen Zugänge. Die Anmeldung erfolgt einmalig über ein zentrales Konto (Single Sign-On) – nach dem Login sind alle Anwendungen sofort verfügbar. Jeder Mitarbeiter sieht nur die Daten, die für ihn bestimmt sind (strikte Rechte-Trennung).
So hängt alles zusammen (Grafik: Knoten antippen für Details, Maus über Verbindungen)
Was macht die {PRODUKT}-API? (die "Vermittlungs-Schicht" im Zentrum der Grafik)
Die {PRODUKT}-API ist das technische Herzstück: Eine Vermittlungs-Schicht (auf Englisch: API = Programmierschnittstelle), die zwischen dem Dashboard und allen angeschlossenen Systemen steht. Das Dashboard selbst speichert keine Daten – es fragt sie bei den Systemen ab und zeigt sie gebündelt an. So funktioniert das im Einzelnen:
Liest Posteingang, Termine und Adressbuch (Schnittstelle: JMAP), liefert Anhänge, markiert Mails gelesen/ungelesen, erstellt und versendet Nachrichten.
Der persönliche Assistent läuft auf eigener Infrastruktur (ki.it-kommunal.at) und hat über die API Zugriff auf alle Systeme: E-Mails zusammenfassen, Termine/Tickets/Dokumente erstellen, Dateien durchsuchen – immer zur Bestätigung vorgelegt, nie automatisch ausgeführt.
Durchsucht den zentralen Such-Index – kombiniert Stichwörter mit semantischer Ähnlichkeit (Embedding-Modell bge-m3). Findet Inhalte auch ohne exakten Begriff. Mit Rechte-Filter (jeder sieht nur, was er darf).
Sammelt Neuigkeiten aus allen Systemen: neue E-Mails, Chat-Nachrichten, Termin-Erinnerungen, TOW-Änderungen, Git-Aktivität – eine Übersicht statt fünf.
Listet Dateien und Ordner, zeigt Office-Dokumente direkt an, versendet Dateien per E-Mail; steuert den Messenger (Nachrichten, Räume, Status). Die KI kann Dateien durchsuchen und lesen.
Projekte, Tickets und Dokumentation – das Wissenssystem der Plattform (Nachfolger von Wiki/Outline). Wird über das persönliche TOW-Token angebunden; Tickets lassen sich per KI erstellen.
Zeigt Repositories, letzte Commits, Issues und Pull Requests – ebenfalls mit dem persönlichen Zugang.
Prüft bei jedem Aufruf, wer zugreift (Single Sign-On) und ob die Berechtigung besteht. Persönliche Zugänge (Tokens) für TOW, Git, Nextcloud und die KI werden in den Einstellungen verwaltet.
Zeigt den Zustand aller Dienste (läuft/gestört), Container-Logs und erlaubt Admins, Dienste neu zu starten.
Die Anwendungen im Detail
Was es ist: Ihr E-Mail-Postfach des eigenen Anbieters – direkt ins Dashboard eingebunden.
Woher kommen die Daten: Jeder Mitarbeiter hinterlegt in den Einstellungen seine eigenen IMAP-/SMTP-Zugangsdaten. Das Dashboard zeigt Posteingang, Ungelesenes und Anhänge; Schreiben/Verwalten läuft über das Ribbon.
Merkmale: Posteingang auf der Startseite · Rich-Text-Editor mit Emojis, Tabellen & Farben · PDF-Anhänge direkt ansehen · Zitat-Faltung in Antworten.
Was es ist: Das Wissens- und Projekt-System der Plattform – Tickets, Projekte und Dokumentation in einem (Nachfolger des Wiki/Outline).
Woher kommen die Daten: TOW-Instanz (selbst gehostet). Jeder sieht die Projekte, für die er berechtigt ist.
Merkmale: Projekte, Tickets und Boards · eigene KI-Integration im TOW · Anbindung über persönliches TOW-Token · Tickets per Dashboard-KI anlegen lassen.
Was es ist: Der persönliche Assistent – die zentrale Anlaufstelle für Fragen, Zusammenfassungen und das Erstellen von Inhalten.
Woher kommt das Wissen: Läuft auf eigener Infrastruktur (ki.it-kommunal.at, im Rechenzentrum). Über deine Zugänge erreicht er E-Mail, Kalender, TOW, Gitea, Dateien und Kontakte.
Merkmale: Tageszusammenfassung mit Prioritäten · Posteingang zusammenfassen · Termine mit Videokonferenz (Talk-Raum) · Tickets, Issues, To-Dos und Kontakte anlegen · Dateien durchsuchen und lesen · Quick-Actions-Toolbar · Vorschläge werden immer zur Bestätigung vorgelegt.
Was es ist: Die gemeinsame Datenablage – Dokumente, Tabellen, Präsentationen, geteilt mit Kolleginnen und Kollegen.
Woher kommen die Daten: Nextcloud-Instanz. Jeder Mitarbeiter verbindet sein eigenes Konto (App-Passwort, änderbar in den Einstellungen).
Merkmale: Kachel-, Listen- und Detailansicht · Office-Dateien (Excel/Word/PowerPoint) direkt ansehen · Mehrfachauswahl zum Versenden per E-Mail.
Was es ist: Der interne Firmen-Messenger – wie ein geschlossenes WhatsApp für die Organisation.
Woher kommen die Daten: Nextcloud Talk. Direktnachrichten zwischen Mitarbeitern, Status (online/abwesend/…).
Merkmale: Messenger-Seitenleiste mit Status-Punkten · Benachrichtigungen direkt am Avatar · Popup-Fenster bei neuen Nachrichten (wie im Facebook-Chat) · Videokonferenz-Einladungen im Kalender.
Was es ist: Terminplanung über alle Abteilungen – inklusive Teilnehmer-Einladungen und Video-Meetings.
Woher kommen die Daten: Kalender (CalDAV) – die URL wird in den Einstellungen hinterlegt. Termine, die Kollegen mit einem teilen, erscheinen automatisch.
Merkmale: Tages-/Wochen-/Monatsansicht · Termine direkt erstellen (mit Ort, Teilnehmern, Notizen) · Video-Meeting mit einem Klick · Termin-Erinnerungen in der Benachrichtigungs-Glocke.
Was es ist: Die Versionsverwaltung für Software-Projekte – Repos, Issues, Pull Requests.
Woher kommen die Daten: Gitea-Instanz. Jeder sieht nur die Projekte, für die er berechtigt ist.
Merkmale: Repos & letzte Commits auf der Startseite · Issues/PRs in der Suche · Zugriff über persönliches API-Token (in den Einstellungen).
Was es ist: Die unternehmensweite Suche – ein Suchfeld für E-Mail, TOW, Dateien, Kalender, Kontakte, Chat und Git.
Woher kommen die Daten: Die Suche durchsucht alle angebundenen Systeme (über deren Schnittstellen/APIs) und bündelt die Treffer – seit 2026 ergänzt durch semantische Ähnlichkeitssuche (Embedding-Modell bge-m3, über 8.000 Dokumente indiziert).
Merkmale: Ergebnisse nach Kategorie gruppiert (mit Zählern) · Top-Treffer je Bereich · findet Inhalte auch ohne exakten Suchbegriff (z. B. "Erscheinungsbild" findet "Farbschema/Wappen") · Datums-Sortierung · Öffnet Treffer direkt im jeweiligen System · Rechte-Trennung: Es erscheinen nur Inhalte, die der Suchende sehen darf.
Was es ist: Die zentrale Anmelde- und Berechtigungs-Schicht hinter der Plattform.
Woher kommen die Daten: Ein Login (Single Sign-On) über Keycloak identifiziert jeden Mitarbeiter; die einzelnen Systeme prüfen bei jedem Zugriff die Berechtigung.
Merkmale: Ein Konto für alles · Strikte Rechte-Trennung (niemand sieht fremde Daten) · Persönliche Zugänge (Tokens) für TOW, Git, Nextcloud & KI, in den Einstellungen selbst verwaltbar · Admin-Funktionen (z. B. Dienste neu starten) nur für Berechtigte.
Lade Nutzer…
Lade Mandanten…
Lade Rollen…
Lade Einladen…
Lade Anträge…
Lade Index-Stand…
Diese Adresse ist die reine Verwaltungsoberfläche: Hier pflegen Sie Mandanten, Benutzer, Rollen und Zugänge. Die Arbeitsoberfläche (E-Mail, Kalender, Akten, Dateien …) liegt bewusst auf workspace.k360.at — hier gibt es weder Team-Chat noch Benachrichtigungen noch die globale Suche, weil man an dieser Stelle mit fremden Daten arbeitet und nichts daneben ablenken soll.
Was Sie hier sehen, hängt an Ihrem Recht: Betreiber sehen alle Mandanten, Mandanten-Admins nur ihren eigenen. Alles andere weist der Dienst zurück.
Lade Mandanten…
Prüfe…
Bestimmen Sie das Aussehen des Dashboards.
Wie jede App aufgeht und ob sie in der linken Leiste steht — beides in einer Zeile.
Wie Ihre Startseite aufgebaut ist — und welche Bausteine darauf liegen.
Wo soll die Suche überall suchen?
Was von Ihren Daten ist bereits durchsuchbar – und was noch nicht.
Lade Stand…
Welche E-Mails soll die KI als nächste Aktionen vorschlagen? Alles andere wird ignoriert (erscheint nicht in der Karte).
Welche App-Quick-Actions sollen in der Werkzeugleiste des KI-Assistenten erscheinen? Neue Apps erscheinen automatisch — haken Sie hier ab, was Sie nicht brauchen.
Der Assistent merkt sich dauerhafte Tatsachen über Sie (Rolle, Zuständigkeiten, Vorlieben) — still, ohne Rückfrage. Hier sehen Sie, was er sich gemerkt hat, und können einzelne Einträge oder alles löschen. Sie können das Gedächtnis jederzeit ausschalten.
Themen, über die Sie immer per 1 Klick Bescheid wissen wollen (z.B. "Stand dadeX"). Der Chip erscheint oben in der KI-Card und sendet den Prompt an den Assistenten.
Beschreibe, wer du bist und was du tust — die KI nutzt das für kontextgerechte Vorschläge (Zauberstab, Aktionscenter, Planer).
Die KI nutzt diese Fakten verbindlich und verwechselt Systeme nicht mehr (z.B. zwei ähnlich klingende Fachanwendungen).
Die KI liest die letzten 150 E-Mails und erkennt echte Handlungsbedarfe (Antwort fehlt, Terminanfrage, Frist, Aufgabe).
Relevanz-Filter: Mails mit „nur CC" und Mails von ignorierten Absendern tauchen nicht mehr auf.
Erledigt: verschwindet dauerhaft.
Später: kommt nach dem gewählten Zeitraum wieder.
👍/👎: die KI lernt daraus, was für dich relevant ist.
Alles sind Vorschläge — nichts wird automatisch erledigt.
Was darf der KI-Assistent aus Ihren Apps lesen — und wo darf er etwas anlegen? Vorgabe ist alles an. Was Sie abschalten, sieht der Assistent nicht; er sagt Ihnen dann ehrlich, dass es abgeschaltet ist — statt „nichts gefunden". Jede Änderung wird sofort gespeichert.
